In primul rand as vrea sa fac o diferenta intre munca permanenta de acasa (remote working) si munca de acasa, ca schimbare de rutina (working from home). Cand hotarasti ca vrei sa schimbi ambianta pentru o zi pe saptamana si sa lucrezi de acasa si compania accepta, este un lucru extraodinar, dar nu presupune acceleasi abilitati de gestioanare a timpului si de auto-motivare ca si munca permanenta de acasa. Munca sporadica de acasa este o ocazie si se intampla ocazional si anume atunci cand nu ai intalniri fata in fata, sau cand ai o zi in care iti poti permite sa schimbi rutina si imaginile familiare, dar inca beneficiezi de cadrul si structura unei oraganizatii.
Munca permanenta de acasa (remote working) inseamna deja un alt stil de viata, inseamna a lucra in afara companiei tot timpul. Si pentru a face fata acestei schimbari trebuie sa inveti un alt set de abilitati si rutine care sa te poata mentine motivat in fata calculatorului, care sa iti creasca sansele de reusita. Pentru ca nu toti dintre noi sunt dotati cu un mare grad de autodisciplina pentru a putea lucra permanent de acasa. Insa numarul oamenilor care lucreaza de acasa este in continua crestere (se pare ca sunt peste 4 milioane de oameni care lucreaza de acasa). Poate ca in urma evenimentelor actuale, multe companii descopera ca pot avea mai multi angajati care sa lucreze permanent de acasa, ceea ce ar mari numarul celor care vor avea nevoie de urmatoarele trucuri pentru a ramane productivi.
In primul rand – iti trebuie cateva elemente fizice, de spatiu. Sa le numim un set de ustensile. Daca atunci cand lucrezi o zi doua pe saptamana de acasa iti poti lua laptopul in bucatarie, sau pe canapea in sufragerie, cand lucrezi permanent de acasa va trebui sa iti creezi “biroul”. Laptopul in sine ar fi ideal sa aibe un ecran mai mare, iti vor trebui tastatura si mouse (mainile voastre va vor fi recunoscatoare in viitor pentru acesta alegere ). Vei avea nevoie de un birou (chiar daca este coltul sufrageriei, sau balconul) cu un scaun confortabil si cu cateva rafturi in care sa ai la indemana toate documentele. Sa nu uitam ca iti vor trebui un router WIFI care sa nu te lase in balta tocmai intr-o intalnire video cu un client, o imprimanta (ideal WIFI – pentru ca sa nu intinzi cabluri peste tot), eventual niste boxe de buna calitate pentru a pune muzica, lucru care te va ajuta sa te concentrezi pe munca, estompand diversele zgomote care se petrec in casa – fie ca se alearga copii, fie ca gateste nevasta sau fie ca se joaca cateii.
Ideal ar fi ca indiferent unde iti plasezi biroul sa te asiguri ca este foarte luminos. Lumina creste energia. Cu cat iti aranjezi locul/spatial mai profesional, cu atat transmit creierului mesajul sa se concentreze la munca. Spatiul este mesajul fizic catre creier. Acum ca ai “biroul” aranjat cum se cuvine, nu uita ca o schimbare de peisaj este sanatoasa. Daca la munca iti luai o zi sa lucrezi de acasa, acum ia-ti cateva ore si laptopul intr-un Stabucks sau intr-o ceainarie, din cand in cand.
In al doilea rand – si aceasta e partea cea mai grea – va trebui sa inveti noi abilitati. Va trebui sa iti formezi alte rutine. Nu mai ai cadrul de la munca, care sa te tina concentrat asupra muncii – va trebui sa-ti pacalesti creierul ca el sa se simta la munca. Nu va fi usor sa nu iti tratezi casa drept casa, ci loc de munca. Si va fi la fel de greu si pentru cei din jurul tau sa te considere “la munca”. Aici, fara pretentia de a acoperi toate optiunile, avem cateva trucuri:
1. Inchide notificarile de tot felul. Este un sfat de bun simt de management al timpului, odata ce auzi bip bip, mintea abia asteapta un motiv de a intrerupe munca. Daca cele mai multe informatii iti vin pe e-mail, atunci citeste-ti emailul dimineata, inainte de a lua pranzul si la ora de incheiere. Nu ai nevoie de notificari, dar astfel vei fi linistit ca ai acoperit toate problemele si nu te vei trezi seara intrand intr-un vortex de emailuri.
2. Blocheaza-ti timpi pentru fiecare sarcina/set de sarcini. Ai marele avantaj de a nu pierde timp pe drum, marele avantaj ca nu esti de la ora 8.00 la ora 18.00 in alt loc decat acasa … dar acest avantaj poate sa devina o povara cand te intrerup copii pentru ca vor sa se joace cu tine sau cand mama soacra are intrebari sau chiar sarcini pe care vrea sa le faci (sa schimbi un bec, sa repari usa, sa ungi balamalele) pentru ca deh “esti acasa, nu?” Daca ai timpi scurti blocati pentru un set de sarcini, iti permiti si aceste intreruperi de 5-10 minute.
3. Ca si la munca – ia-ti pauze! Nu pauze in care sa repari telecomanda care nu mai merge sau sa schimbi bateriile masinii de pompieri a baietelului de 3 ani. Ci chiar pauze – de exemplu poti lua o cafea in timp ce rasfoiesti o revista sau scrollezi pe Facebook. Asta intre blocurile de munca.
4. Planifica orele de munca. Nu este nici sanatos sa lucrezi tot timpul si nu este nici cinstit fata de familie. Ca sa nu mai vorbim ca avand termen limita (ex: “inchei la ora 17.00” sau “raspund la mailuri pana-n ora 10”) esti mult ma productiv, decat atunci cand consideri ca ai toata ziua la dispozitie sau “fac asta la noapte cand e mai liniste”!
5. Invata sa spui NU celor mai dragi persone din viata ta! Daca la curs, participantii se plangeau ca este greu de spus NU unui coleg care iti cere ceva, cu familia acest lucru este si mai greu de aplicat. Pentru ca acel coleg de la munca, era in mediu de munca, putea intelege mai usor un refuz profesional decat cei dragi tie care vin sa iti faca o surpriza sau care vor sa se bucure alaturi de tine pentru ca acum le esti aproape si care nu pot intelege de ce sunt refuzati. Ideal ar fi, daca ai sansa de a aveau o camera birou, sau o debara birou – sa inchizi usa. Acesta va fi un fel de semnal “aici se lucreaza”.
6. Creaza-ti rutine pentru a incepe munca – de exemplu nu te ridica din pat in pijama si deschide laptopul. Eu ma imbrac (nu elegant, dar un smart casual) pe care l-as purta si la munca. Altii se piaptana sau femeile se machiaza. Orice este binevenit atat timp cat transmite mesajul “incep lucrul/ma duc la lucru”. Oricum, din experienta va spun, ca daca te arunci in munca la prima ora a diminetii, acest lucru nu va dura prea mult . Prima pauza va fi foarte curanda. Fa ceva inainte – citeste un articol de specialitate, poti face o plimbare, asculta o emisiune. Te pregateste mai bine pentru orele in care urmeaza sa fii tintuit la birou.
7. Comunicarea de buna calitate este cheia! Daca la munca ti se cerea sa comunici eficient, ei bine, acum chiar ai nevoie de abilitati de comunicare! Nu iti vezi colegii zi de zi, ca in cadrul serviciului asa ca poti pierde legatura umana. Si pentru asta va trebui sa lucrezi. Fie va aranjati intalniri in persoana, fie inainte de o sedinta video decideti ca primele 10 minute sa fie de discutii personale, in care fiecare sa impartaseasca experiente, si poate chiar experiente de cum este sa lucrezi permanent de acasa. Multe idei bune pot sa generze astfel de discutii. Dar va trebui sa comunici mult mai mult decat cand erai la munca.
8. Am lasat la urma cel mai greu lucru de realizat, cu promisiunea ca ii voi dedica un articol separate si anume – mentine o setare mentala pozitiva si gandeste ca fiecare partener doreste sa ofere ce este mai bun. Assume mistake over malice! Nu trata un comentariu abrupt ca un atac la persoana. Gandeste ca poate celalalt este ocupat si a telegrafiat mesajul, nu a avut timp sa-l imbrace .